Szkolenia BHP są obowiązkiem pracodawcy, ale samo ich przeprowadzenie nie wystarcza. Kluczowe znaczenie ma prawidłowe udokumentowanie faktu odbycia szkolenia, ponieważ to dokumentacja stanowi podstawę do dopuszczenia pracownika do pracy oraz element kontroli ze strony organów nadzoru.
Jakie dokumenty potwierdzają szkolenie BHP?
W praktyce są to przede wszystkim:
- karta szkolenia wstępnego BHP (instruktaż ogólny i stanowiskowy),
- zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego BHP,
- ewidencja szkoleń prowadzona przez pracodawcę.
Dokumenty te potwierdzają, że pracownik uzyskał wiedzę niezbędną do bezpiecznego wykonywania pracy na danym stanowisku.
Nowelizacja przepisów - ważna zmiana od 24.11.2025 r.
Nowelizacja rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r. wprowadziła istotne doprecyzowanie w zakresie formy potwierdzania szkoleń BHP. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisu:
„Odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego, a także przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku odpowiednio pracownik oraz kierownik komórki organizacyjnej potwierdzają w postaci papierowej lub elektronicznej.”
Oznacza to jednoznacznie, że forma elektroniczna ma taką samą moc prawną jak dokument papierowy, pod warunkiem zachowania czytelności, kompletności i możliwości udostępnienia dokumentu podczas kontroli.
Dokumentacja BHP w praktyce firm
W przypadku szkoleń stacjonarnych dokumentacja często nadal prowadzona jest w formie papierowej. Natomiast przy szkoleniach online i samokształceniu kierowanym coraz częściej stosuje się elektroniczne karty szkoleń i zaświadczenia, generowane automatycznie przez systemy szkoleniowe.
Takie rozwiązanie:
- ogranicza ryzyko braków formalnych,
- ułatwia archiwizację dokumentów,
- pozwala szybko zweryfikować ważność szkoleń,
- upraszcza przygotowanie do kontroli PIP.
Podsumowanie
Zaświadczenia i karty szkoleń BHP nie są formalnością - to kluczowy element systemu bezpieczeństwa pracy. Nowelizacja przepisów z 2025 roku potwierdziła, że cyfrowa dokumentacja BHP jest pełnoprawnym i bezpiecznym rozwiązaniem, które odpowiada na realne potrzeby nowoczesnych organizacji.
#szkoleniaBHP #elearningBHP #bhpsoft
